Cómo auditar la gestión de incidencias laborales en SAD

Introducción

Las empresas que prestan Servicios de Ayuda a Domicilio (SAD) operan en un entorno normativo especialmente sensible. Los constantes movimientos en plantilla —bajas, sustituciones, reducciones de jornada, vacaciones, licencias o despidos— hacen imprescindible llevar una gestión laboral rigurosa y auditada. No solo para cumplir con la ley, sino para evitar sanciones, inspecciones no deseadas y pérdida de acreditación o contratos públicos.

En este artículo te explicamos cómo realizar una auditoría interna de incidencias laborales en tu empresa SAD, qué documentación debes tener al día, cómo organizarla de forma preventiva y te ofrecemos una checklist práctica y detallada que puedes adaptar a tu operativa.

¿Qué entendemos por «incidencias laborales» en el sector SAD?

Las incidencias laborales en una empresa SAD son todas aquellas situaciones que implican alteraciones en la plantilla respecto a su contrato original, incluyendo:

• Altas y bajas médicas (IT, accidentes laborales)
• Permisos retribuidos y no retribuidos

• Reducciones de jornada y excedencias

• Sustituciones temporales

• Finalización de contrato o despido

• Modificaciones contractuales

• Cambios de ruta o servicio

Todas ellas deben estar documentadas, comunicadas y justificadas, tanto para garantizar derechos laborales como para cumplir con la normativa vigente.

¿Por qué es clave auditar estas incidencias?

1. Porque cualquier error puede ser sancionable

Una notificación de baja médica incorrectamente tramitada, un contrato mal redactado o una sustitución no reflejada en Seguridad Social puede suponer multas de entre 626 € y 6.250 € por trabajador.

2. Porque afecta directamente a la reputación y continuidad del servicio

Errores reiterados pueden derivar en la retirada de la acreditación autonómica, pérdida de concursos públicos o rescisión de convenios con ayuntamientos.

3. Porque optimiza la gestión interna

Auditar de forma periódica permite detectar fallos recurrentes, mejorar procesos y reducir carga administrativa innecesaria.

Ámbitos clave que debe revisar tu auditoría interna

A continuación detallamos las principales áreas a revisar y documentar.

1. Contratación y formalización documental

• ¿Todos los contratos están firmados por ambas partes y comunicados al SEPE?
• ¿Se han formalizado las cláusulas de jornada, salario y funciones conforme al convenio autonómico?
• ¿Existen contratos específicos para sustituciones por IT o maternidad?
• ¿Hay documentación acreditativa para nuevas incorporaciones (DNI, afiliación, título…)?
  

✅ Documentos clave:

• Contrato laboral y sus anexos
• Comunicación de alta en Seguridad Social
• Copia del título habilitante (formación obligatoria según CCAA)

   

2. Control de bajas y altas médicas

• ¿Se notifican las bajas médicas en plazo a la mutua y Seguridad Social?
• ¿Se gestionan sustituciones por IT de forma inmediata?
• ¿Se registran correctamente las altas en el sistema interno?
• ¿Se revisa la duración de las bajas y la adecuación del tipo de contrato de sustitución?
  

✅ Documentos clave:

• Partes médicos (INSS y Mutua)
• Contrato de sustitución temporal
• Registro de comunicaciones

   

3. Sustituciones, vacaciones y permisos

• ¿Existe un cuadro de turnos actualizado por ruta y servicio?
• ¿Se documentan los cambios de trabajadora por motivo de vacaciones o permisos?
• ¿Se respetan los tiempos mínimos de descanso entre turnos?
• ¿Se evita la contratación irregular (sin contrato o sin alta)?
  

✅ Documentos clave:

• Planning de vacaciones anuales firmado por el personal
• Autorizaciones de permisos y licencias
• Justificación documental en caso de ausencias urgentes

   

4. Prevención de riesgos laborales (PRL)

• ¿Están actualizados los reconocimientos médicos y la formación en PRL?
• ¿Se entrega y firma el manual de riesgos por puesto?
• ¿Se gestionan las adaptaciones de puesto tras una baja?
  

✅ Documentos clave:

• Diploma PRL según función y sector
• Informe de vigilancia de la salud
• Registros de entrega de EPIs

   

5. Comunicación y control horario

• ¿La plantilla registra su jornada con un sistema fiable (APP, QR, biometría…)?
• ¿Se comunican correctamente las reducciones o ampliaciones de jornada?
• ¿Los descansos legales están garantizados?
• ¿Se guarda registro de las modificaciones semanales?
  

✅ Documentos clave:

• Registros de jornada mensuales firmados
• Correos o informes de cambios de turno
• Registro de horas extra y compensaciones
  

Errores más comunes detectados en inspecciones laborales del sector SAD

• Contratos sin firmar o sin cláusulas específicas del convenio.
• Bajas médicas notificadas fuera de plazo.
• Contrataciones informales para cubrir ausencias de última hora.
• Falta de justificantes de formación en PRL.
• No conservar copias de partes de IT o resoluciones del INSS.
• Incumplimiento de los descansos legales entre jornadas.
  

🛑 En varios casos gestionados por Asesor SAD, se han evitado sanciones gracias a la tenencia de documentación correcta, incluso cuando la incidencia era real.

Checklist efectiva para auditar tu gestión laboral SAD

Aquí tienes una checklist resumen, ideal para auditar cada mes o trimestre tu gestión laboral interna:

📥 Puedes solicitar a Asesor SAD una plantilla editable y adaptada a tu empresa.

¿Cada cuánto debo hacer una auditoría interna?

🔄 Recomendado:

• Auditoría mensual: revisión básica de movimientos y registros.
• Auditoría trimestral: revisión completa con checklist, documentación y ajustes.
• Auditoría anual: con validación externa si gestionas subvenciones o concursos públicos.
  

🎯 Asesor SAD ofrece auditorías laborales trimestrales específicas para empresas SAD, con un informe final para tu tranquilidad.

¿Qué puede hacer Asesor SAD por tu empresa?

✅ Revisión completa de documentación laboral
✅ Checklist personalizada para tu operativa
✅ Formación para la persona responsable de RRHH o coordinación
✅ Asistencia ante inspecciones de trabajo
✅ Implantación de protocolos de sustitución y baja médica
✅ Integración del canal de denuncias y registro horario conforme al RD 8/2019

Conclusión

Una empresa SAD que quiere crecer y mantenerse en el mercado debe garantizar que su gestión laboral está ordenada, justificada y auditada. No basta con reaccionar ante problemas: hay que prevenirlos.

Desde Asesor SAD te ayudamos a revisar, corregir y organizar todos tus procedimientos internos. Evita sorpresas en inspección y gana en seguridad jurídica con una auditoría laboral adaptada a las exigencias del sector.